5 Tipps und Tricks für Microsoft Teams Konferenzen

Plötzlich sind alle im Home Office und müssen mit neuen Kommunikationstools arbeiten. Eines des am meisten verbreiteten Tools ist Microsoft Teams. Wie gelingen produktive Web-Meetings mit einer größeren Teilnehmerzahl?

Schon bei klassischen Telefonkonferenzen ist es bei mehr als 6 Teilnehmern schwierig, sich nicht ständig ins Wort zu fallen. Kommt Video und Desktop-Sharing dazu, erhöht sich in der Regel die Latenz, also der Zeitversatz in denen das Gegenüber die Signale empfängt. Dies führt dazu, dass solche Konferenzen als recht anstrengend und unproduktiv empfunden werden. Was also ist zu tun?

1. Feste Meetingstruktur festlegen

  • Es gibt eine Agenda mit Zeiten
  • Zu den einzelnen Agendapunkten gibt es feste Redeslots sowie feste Diskussionszeiten
  • Anfang und Ende der Konferenz sind defi niert und werden eingehalten

2. Ab 6 Teilnehmern einen Moderator festlegen

Bestimmen Sie eine Person, die die Konferenz leitet. Diese Person muss die Disziplin durchsetzen, darauf achten, dass die Agendapunkte zeitlich und inhaltlich eingehalten werden und das Wort erteilen

3. Nutzen Sie den Chat Kanal

In jedem Teams Meeting gibt es einen Chat Kanal. Dieser ist zu Beginn ausgeblendet. Blenden sie ihn von vornherein ein. Alle Wortmeldungen und Fragen werden hier von den Teilnehmern hineingeschrieben. Der Moderator pickt sich die Fragen heraus oder erteilt auf Anfrage das Wort. So kann man „sich melden“ ohne dazwischen zu sprechen.

4. Nutzen Sie immer Video für alle

Je größer der Teilnehmerkreis wird, desto seltener hat der einzelne einen Redebeitrag. Dies führt in der Regel dazu, dass Teilnehmer abschweifen, sich mit anderen Dingen beschäftigen oder gar das Mikrofon muten und weggehen. Ein eingeschaltetes Videobild diszipliniert erheblich. Wenn kein Desktop geteilt wird, zeigt Teams leider nur 4 Videobilder an. Wenn ein Desktop geteilt wird, sind es deutlich mehr.

5. Nutzen Sie die Video-Weichzeichner-Funktion

Gerade im Home Offi ce ist man in seiner Privatsphäre. Nicht jeder mag seine Wohnung im Video teilen. Nutzen Sie die Funktion „Hintergrund weichzeichnen“ um die anderen Teilnehmer aus Ihrer Wohnung auszusperren. So bleiben die Urlaubsfotos auf dem Schrank hinter Ihnen Ihre Privatangelegenheit. Die Funktion erhöht die Akzeptanz von Video erheblich.